Как показывают результаты исследований, проведенных в Великобритании, обычный британский канцелярский служащий в среднем тратит около 22 минут на поиск пропавших документов. Нетрудно подсчитать, что эти минуты в течение жизни складываются в 400 рабочих дней! Таким образом, порядок на рабочем столе – это необходимое условие для эффективной работы и высокой производительности труда.
Специалисты советуют расчищать рабочий стол после завершения работы, так как психологически гораздо легче начинать рабочий день за чистым столом, чем поутру столкнуться с грудами бумаг.
Кажется невероятным, но в мире для административных и деловых нужд ежедневно используется более 24 миллионов км бумаги. Представляете, что происходит в офисах, где не спешат расставаться с несущественной документацией!
Оказывается, существует даже специальный международный день, посвященный чистке рабочих столов, который на Западе ежегодно проводят в конце апреля и посвящен расчистке завалов на письменных столах. И даже если в вашей компании никто не слышал о такой акции, почему бы не присоединиться к ней самолично, скорее всего, среди ваших коллег найдутся и те, кто поддержит вас в таком благом начинании!
Причем, коллективная энергия, которая в этот день вырабатывается всеми, кто участвует в этой работе, наверняка передастся и вам. Кстати, у вашего компьютера также есть Рабочий стол, который иногда бывает не менее "захламленным”, чем обычный письменный. Поэтому иногда стоит проводить "День чистки диска”! Для этого нужно просмотреть свои файлы и удалить ненужные, которые засоряют ваш жесткий диск. Поверьте, такие электронные завалы не менее опасны, чем их реальный аналог.
Для того чтобы завалы на рабочем месте не образовывались, откажитесь от очень распространенной привычки делать пометки на бумажках, о предстоящих делах, так как очень скоро письменный стол оказывается просто погребенным под дюжинами памяток о запланированных встречах, поездках и т. д., что оказывает угнетающее воздействие на ум и рассеивает вашу энергию.
К "рабочим” завалам относятся и завалы в настольном органайзере, который следует использовать только для текущих дел.
Чтобы расчистить рабочее место, а, следовательно, и навести порядок в делах, централизуйте важную информацию, которая может вам понадобиться в работе. Лучшим решение может стать лэптоп, который можно брать с собой в поездки, однако не стоит отказываться и от записной книжки.
В записную книжку можно записывать неожиданно возникшие идеи, детали, которые нужно обговорить при встрече с партнерами или коллегами, списки типа "Что надо сделать” и т. д.
Стоит использовать разноцветные ручки и маркеры, чтобы можно было легко найти нужную информацию. В то же время имеет смысл хранить номера телефонов не только в памяти телефона, но и в специальном файле на лэптопе, туда же стоит записывать и другую важную информацию.
В качестве превосходного примера, подтверждающего положительное влияние порядка в бумагах для успешности бизнеса можно привести историю Чарльза Швэба, который в 30-е годы прошлого века являлся президентом одной из крупнейших сталелитейных компаний США. Будучи озабоченным беспорядком в делах, бизнесмен нанял консультанта Айви Ли, в обязанности которой входило исследовать причины сложившейся ситуации и дать советы по улучшению бизнеса. В подготовленном женщиной отчете было всего три рекомендации:
- Ежедневно составлять список неотложных "дел к выполнению”;
- Отмечать очередность этих дел;
- Решать дела исключительно в порядке убывания той пользы, которые они могут принести.
Разумеется, Швэб был удивлен краткостью отчета, однако спустя месяц после того, как руководство компании стало следовать советам консультанта дела пошли настолько хорошо, что ей заплатили немыслимую по тем временам сумму - 25 000 долларов.
Совет Айви Ли подходит любому, причем первые результаты обычно бывают заметны уже через 1-2 месяца. Поэтому избавляйтесь от завалов и впустите положительную энергию в свое жилище, в свои дела и вообще в свою жизнь!
